Сценарий рассылок к мероприятию

С помощью автоматических сценариев можно информировать аудиторию о предстоящих событиях — вебинарах, конференциях, офлайн-мероприятиях или акциях. Обычно это цепочка писем, которая содержит детальную информацию о событии, описание преимуществ участия, ссылки на прямой эфир и обновления информации.

​​В таких сценариях рассылки отправляются последовательно при наступлении соответствующей даты, поэтому важно заранее продумать логику отправки и подготовить шаблоны писем.

Как создать серию писем для вебинара

На примере вебинара разберём, как автоматизировать серию писем к любому мероприятию, будь то вебинар, конференция или офлайн-событие.

Задача

Вебинар пройдёт 22 августа 2024 года с 19:00 до 21:00. Логика сценария:

Что	Когда	Содержимое
Письмо 1	Сразу после регистрации на вебинар	Приветственное письмо с благодарностью за регистрацию и детальной информацией о событии
Письмо 2	22 августа в 10:00	Напоминание о событии с детальной информацией
Письмо 3	22 августа в 18:45	Напоминание о событии с ссылкой на подключение
Письмо 4	22 августа в 22:00	Письмо со ссылкой на запись и полезными материалами вебинара
Письмо 5	23 августа в 10:00	Письмо с опросом «Вам понравился вебинар?»

Шаблоны выпусков для отправки созданы и лежат в разделе Контент. В письмах заполнены имя отправителя, его адрес и тема письма.

Решение

1. Перейдите в раздел Автоматизации → Сценарии и создайте сценарий.

2. В качестве стартового события выберите Добавление в список при импорте и создайте новый список для тех подписчиков, кто зарегистрировался на вебинар.

   

3. Следующим блоком добавьте действие Отправить подписчику email и укажите шаблон Письма 1.

   Важно

   В случае, если на событие регистрируются новые подписчики, их необходимо активировать. Неподтверждённым адресам нельзя отправлять рассылки, кроме писем подтверждения.

   Как активировать неподтверждённые адреса

4. Следующим блоком на ветке «Да» выберите таймер Наступление даты и времени и укажите дату и время отправки Письма 2 — в нашем случае это 22.08.2024 в 10:00.

5. Добавьте действие Отправить подписчику email и укажите шаблон Письма 2.

   

6. Возможна ситуация, когда пользователь регистрируется на событие в день мероприятия после отправки Письма 2 — например, за час до начала.

   Чтобы это предусмотреть, нажмите + перед блоком первого таймера, добавьте блок разделения Совпадение даты и времени и укажите диапазон времени до отправки Письма 2. В нашем случае диапазон будет До 22.08.2024 10:00. Затем перетащите блоки таймера и действия на шаг выше.

   

   Если участник сценария попадёт на блок разделения до 22.08.2024 10:00, он пойдёт по ветке «Да» и получит Письмо 2. В случае, если подписчик зарегистрируется на вебинар после 22.08.2024 10:00, он пойдёт дальше по цепочке.

7. Следующее письмо со ссылкой на вебинар нужно отправить за 15 минут до начала — в 18:45. Но помним о том, что участники могут зарегистрироваться на мероприятие, например, за 5 минут до его начала или во время трансляции.

   Чтобы это предусмотреть, добавьте блок разделения Совпадение даты и времени и укажите диапазон времени до отправки Письма 3.

   Затем на ветке «Да» выберите блок таймера Наступление даты и времени с точным временем отправки Письма 3. Третьим блоком в этой цепочке станет действие Отправить подписчику email с указанием Письма 3.

   

   Так подписчики, которые зарегистрировались на мероприятие до 22.08.2024 18:45, получат Письмо 3 со ссылкой на вебинар в 18:45.

8. Вернитесь к ветке «Нет» и добавьте блок разделения Совпадение даты и времени, где нужно указать дату и время окончания мероприятия. Затем на этой же ветке добавьте блок действия Отправить подписчику email и укажите Письмо 3.

   

   Как работает эта группа блоков:

   • если участник регистрируется на вебинар до 22.08.2024 18:45, он получит Письмо 3 со ссылкой на трансляцию,
   • если участник регистрируется в день мероприятия с 18:45 до 21:00, он тоже получит Письмо 3 со ссылкой,
   • если участник регистрируется на вебинар после его окончания в 21:00, он ничего не получит, но пойдёт дальше по цепочке.

9. После окончания мероприятия необходимо отправить полезные материалы и запись вебинара всем, кто регистрировался на мероприятие. Поскольку отправка будет в день мероприятия, необходимо обработать ситуацию, когда участник придёт после 22:00 — времени отправки письма слушателям вебинара.

   Для этого добавьте блок разделения Совпадение даты и времени и укажите диапазон времени до отправки Письма 4.

   Затем на ветке «Да» добавьте блок таймера Наступление даты и времени с точным временем отправки Письма 4 — в нашем случае это 22.08.2024 22:00. Следующим блоком в этой цепочке станет действие Отправить подписчику email с указанием Письма 4.

10. Вернитесь к ветке «Нет» и добавьте блок действия Отправить подписчику email с указанием Письма 4.

    

    Здесь отличие в том, что на ветке «Нет» мы не ждём наступления момента. Письмо с записью вебинара отправится всем, кто зарегистрировался после 22:00.

11. Последним письмом отправим опрос слушателям вебинара. Тем, кто пришёл после его окончания, отправим такой же опрос спустя 1 день.

    Для этого добавьте блок разделения Совпадение даты и времени и укажите диапазон времени до отправки Письма 5 — в нашем случае это До 23.08.2024 10:00.

    После этого на ветке «Да» добавьте блок таймера Наступление даты и времени с точным временем отправки Письма 5. Следующим блоком в этой цепочке станет действие Отправить подписчику email с указанием Письма 5.

12. Вернитесь к ветке «Нет», добавьте блок таймера Прошло время и укажите время задержки 1 день. Затем добавьте действие Отправить подписчику email с указанием Письма 5.

    

    Таким образом:

    • те, кто зарегистрировался на вебинар до 10:00 23.08.2024, получат письмо с опросом в 10:00,
    • те, кто зарегистрировался на вебинар после 10:00 23.08.2024, получат письмо с опросом спустя 1 день.

Результат

Все группы участников вебинара обработаны:

• Те участники, кто зарегистрировался на вебинар до отправки Письма 3, получат все 5 писем цепочки.

• Те, кто зарегистрировался во время вебинара, получат Письмо 1, Письмо 3, Письмо 4 и Письмо 5.

• Те пользователи, кто пришёл после окончания вебинара, получат Письмо 1, Письмо 4 и Письмо 5.