Сценарий рассылок к мероприятию

С помощью автоматизаций можно информировать аудиторию о предстоящих событиях — вебинарах, конференциях, офлайн-мероприятиях или акциях. Обычно это цепочка писем, которая содержит детальную информацию о событии, описание преимуществ участия, ссылки на прямой эфир и обновления информации.

Настроить такую цепочку можно двумя способами:

• с помощью редактора сценариев,
• через сегменты и рассылки по расписанию.

Выпуски отправляются последовательно при наступлении соответствующей даты, поэтому важно заранее продумать логику отправки и подготовить шаблоны писем. Оба варианта работают с учётом времени проведения мероприятия и автоматически отправляют письма в нужный момент.

Как отправить серию писем через редактор сценариев

На примере вебинара разберём, как автоматизировать серию писем к любому мероприятию, будь то вебинар, конференция или офлайн-событие.

Задача

Вебинар пройдёт 22 августа 2025 года с 19:00 до 21:00. Логика сценария:

Что	Когда	Содержимое
Письмо 1	Сразу после регистрации на вебинар	Приветственное письмо с благодарностью за регистрацию и детальной информацией о событии
Письмо 2	22 августа в 10:00	Напоминание о событии с детальной информацией
Письмо 3	22 августа в 18:45	Напоминание о событии со ссылкой на подключение
Письмо 4	22 августа в 22:00	Письмо со ссылкой на запись и полезными материалами вебинара
Письмо 5	23 августа в 10:00	Письмо с опросом «Вам понравился вебинар?»

Шаблоны выпусков для отправки созданы и лежат в разделе Контент. В письмах заполнены имя отправителя, его адрес и тема письма.

Решение

1. Перейдите в раздел Автоматизации → Сценарии и создайте сценарий.

2. В качестве стартового события выберите Добавление в список при импорте и создайте новый список для тех подписчиков, кто зарегистрировался на вебинар.

   

3. Следующим блоком добавьте действие Отправить подписчику email и укажите шаблон Письма 1.

   Важно

   В случае, если на событие регистрируются новые подписчики, их необходимо активировать. Неподтверждённым адресам нельзя отправлять рассылки, кроме писем подтверждения.

   Как активировать неподтверждённые адреса

4. Следующим блоком на ветке «Да» выберите таймер Наступление даты и времени и укажите дату и время отправки Письма 2 — в нашем случае это 22.08.2025 в 10:00.

5. Добавьте действие Отправить подписчику email и укажите шаблон Письма 2.

   

6. Возможна ситуация, когда пользователь регистрируется на событие в день мероприятия после отправки Письма 2 — например, за час до начала.

   Чтобы это предусмотреть, нажмите + перед блоком первого таймера, добавьте блок разделения Совпадение даты и времени и укажите диапазон времени до отправки Письма 2. В нашем случае диапазон будет До 22.08.2025 10:00. Затем перетащите блоки таймера и действия на шаг выше.

   

   Если участник сценария попадёт на блок разделения до 22.08.2025 10:00, он пойдёт по ветке «Да» и получит Письмо 2. В случае, если подписчик зарегистрируется на вебинар после 22.08.2025 10:00, он пойдёт дальше по цепочке.

7. Следующее письмо со ссылкой на вебинар нужно отправить за 15 минут до начала — в 18:45. Но помним о том, что участники могут зарегистрироваться на мероприятие, например, за 5 минут до его начала или во время трансляции.

   Чтобы это предусмотреть, добавьте блок разделения Совпадение даты и времени и укажите диапазон времени до отправки Письма 3.

   Затем на ветке «Да» выберите блок таймера Наступление даты и времени с точным временем отправки Письма 3. Третьим блоком в этой цепочке станет действие Отправить подписчику email с указанием Письма 3.

   

   Так подписчики, которые зарегистрировались на мероприятие до 22.08.2025 18:45, получат Письмо 3 со ссылкой на вебинар в 18:45.

8. Вернитесь к ветке «Нет» и добавьте блок разделения Совпадение даты и времени, где нужно указать дату и время окончания мероприятия. Затем на этой же ветке добавьте блок действия Отправить подписчику email и укажите Письмо 3.

   

   Как работает эта группа блоков:

   • если участник регистрируется на вебинар до 22.08.2025 18:45, он получит Письмо 3 со ссылкой на трансляцию,
   • если участник регистрируется в день мероприятия с 18:45 до 21:00, он тоже получит Письмо 3 со ссылкой,
   • если участник регистрируется на вебинар после его окончания в 21:00, он ничего не получит, но пойдёт дальше по цепочке.

9. После окончания мероприятия необходимо отправить полезные материалы и запись вебинара всем, кто регистрировался на мероприятие. Поскольку отправка будет в день мероприятия, необходимо обработать ситуацию, когда участник придёт после 22:00 — времени отправки письма слушателям вебинара.

   Для этого добавьте блок разделения Совпадение даты и времени и укажите диапазон времени до отправки Письма 4.

   Затем на ветке «Да» добавьте блок таймера Наступление даты и времени с точным временем отправки Письма 4 — в нашем случае это 22.08.2025 22:00. Следующим блоком в этой цепочке станет действие Отправить подписчику email с указанием Письма 4.

10. Вернитесь к ветке «Нет» и добавьте блок действия Отправить подписчику email с указанием Письма 4.

    

    Здесь отличие в том, что на ветке «Нет» мы не ждём наступления момента. Письмо с записью вебинара отправится всем, кто зарегистрировался после 22:00.

11. Последним письмом отправим опрос слушателям вебинара. Тем, кто пришёл после его окончания, отправим такой же опрос спустя 1 день.

    Для этого добавьте блок разделения Совпадение даты и времени и укажите диапазон времени до отправки Письма 5 — в нашем случае это До 23.08.2025 10:00.

    После этого на ветке «Да» добавьте блок таймера Наступление даты и времени с точным временем отправки Письма 5. Следующим блоком в этой цепочке станет действие Отправить подписчику email с указанием Письма 5.

12. Вернитесь к ветке «Нет», добавьте блок таймера Прошло время и укажите время задержки 1 день. Затем добавьте действие Отправить подписчику email с указанием Письма 5.

    

    Таким образом:

    • те, кто зарегистрировался на вебинар до 10:00 23.08.2025, получат письмо с опросом в 10:00,
    • те, кто зарегистрировался на вебинар после 10:00 23.08.2025, получат письмо с опросом спустя 1 день.

Результат

Все группы участников вебинара обработаны:

• Те участники, кто зарегистрировался на вебинар до отправки Письма 3, получат все 5 писем цепочки.

• Те, кто зарегистрировался во время вебинара, получат Письмо 1, Письмо 3, Письмо 4 и Письмо 5.

• Те пользователи, кто пришёл после окончания вебинара, получат Письмо 1, Письмо 4 и Письмо 5.

Как отправить серию писем с помощью сегментов

Серию писем к вебинару можно настроить альтернативным способом: на основе данных подписчиков и сегментов.

Настройка такой рассылки состоит из четырёх этапов и включает создание формы регистрации на участие в событии. Через эту форму будут передаваться данные, необходимые для запуска рассылки — дата и время мероприятия.

Важно

Выпуск по сегменту — это массовая рассылка. Массовые рассылки перед отправкой проходят модерацию, что может отсрочить отправку писем.

Задача

Вебинар пройдёт 22 августа 2025 года с 19:00 до 21:00. Нужно подготовить серию писем, которые будут приходить подписчику в нужный момент — до и после события.

Что	Когда	Содержимое
Письмо 1	Сразу после регистрации	Приветственное письмо с благодарностью за регистрацию и подробной информацией о мероприятии
Письмо 2	За 1 час до начала	Напоминание о событии
Письмо 3	За 15 минут до начала	Напоминание со ссылкой на подключение
Письмо 4	Сразу после окончания	Ссылка на запись и полезные материалы
Письмо 5	Через день после мероприятия	Письмо с опросом и благодарностью за участие

Шаблоны выпусков для отправки созданы и лежат в разделе Контент. В письмах заполнены имя отправителя, его адрес и тема письма.

Решение

1. Создайте в анкете поле для даты мероприятия

1. Зайдите в раздел Подписчики → Анкеты.

2. Откройте анкету и нажмите «Добавить поле» в правом верхнем углу.

3. Выберите тип поля «Дата и время», с точностью до минут.

4. Укажите название (например, «Дата мероприятия») и нажмите «Добавить».

   

   Анкеты и работа с данными

2. Подготовьте форму регистрации на мероприятие

Перейдите в раздел Формы и создайте новую форму для регистрации на вебинар.

Как создать форму

В форму необходимо добавить скрытое поле, которое будет содержать точную дату и время события. Значение этого поля передаётся вместе с другими данными подписчика в момент регистрации. Например: 22.08.2025 19:00.

3. Создайте сегменты

Создайте и настройте 4 сегмента. Каждый сегмент будет содержать подписчиков, которым нужно отправить письмо на определённом этапе рассылки — до или после мероприятия.

Чтобы создать сегменты:

1. Перейдите в раздел Подписчики → Сегменты.

2. Нажмите «Создать сегмент», введите название и выберите тип Email. Создайте таким образом четыре сегмента. Названия сегментов можно сразу задать по назначению, например:

   • за 1 час до начала;
   • за 15 минут до начала;
   • сразу после окончания;
   • серез день после окончания.

3. Настройте условия каждого сегмента. На этом этапе они будут выглядеть одинаково:

   имеет данные → Дата мероприятия → Дата и время → равно → Текущие дата и время → Добавить сдвиг → +1 day
   имеет данные → Дата мероприятия → Дата и время → заполнено

   

   Сдвиг позволяет точно задать момент, когда подписчик попадёт в нужный сегмент: например, за час до начала события, за 15 минут, сразу после окончания или через день после.

   Чтобы задать точное время, перейдите в предыдущий интерфейс по ссылке, либо откройте меню аккаунта в правом верхнем углу и выберите пункт Предыдущий интерфейс.

4. Перейдите в раздел Подписчики → Группы, найдите созданные сегменты, откройте каждый из них и настройте отдельно.

5. Нажмите Настройка условий, затем перейдите на вкладку Источник.
   
   

6. В поле API-запроса вручную замените сдвиг времени для каждого сегмента на тот, что соответствует его задаче:

   Название сегмента	Что указать в API-запросе
   За 1 час до начала	+ 1 hour
   За 15 минут до начала	+ 15 minute
   Сразу после окончания (через 1 час после начала)	- 1 hour
   Через день после окончания (через 1 день и 1 час)	- 1 day 1 hour

   

7. Повторите п.5 и п.6 для каждого сегмента.

4. Настройте рассылку по расписанию

Для каждого сегмента необходимо настроить отдельную автоматическую рассылку.

Чтобы настроить рассылку по расписанию:

1. Перейдите в раздел Автоматизации → По времени.

2. Нажмите Создать автоматизацию и выберите Автоматизация рассылки.
   
   

3. Заполните настройки автоматической рассылки:

   • задайте сегмент, которому должно уйти письмо,
   • выберите шаблон,
   • укажите дату и время отправки:
     • письмо 3 (за 15 минут) отправляется 22.08.2025 в 18:45 по сегменту «За 15 минут до начала»,
     • письмо 4 (сразу после) — в 22:00 по сегменту «Сразу после окончания»,
     • письмо 5 (опрос) — 23.08.2025 в 22:00 по сегменту «Через день после мероприятия».

4. Нажмите «Активировать».

5. Повторите п.1 — п.4 для всех оставшихся сегментов.

   Как создать автоматическую рассылку по расписанию

Результат

Письма приходят подписчикам в нужное время — автоматически и без дополнительных условий. Каждый зарегистрировавшийся на мероприятие получает только актуальные письма:

1. Подписчик заполняет форму — в его анкету передаётся дата и время мероприятия.
2. Сразу после регистрации он получает первое письмо с деталями события.
3. Когда до начала вебинара остаётся час — система отправляет напоминание.
4. За 15 минут до старта мероприятия участник получит письмо со ссылкой на подключение.
5. После завершения — письмо с записью и материалами.
6. На следующий день — письмо с опросом.

Сегменты автоматически обновляются перед каждым выпуском. Если подписчик уже не соответствует условиям, например, регистрация была слишком поздней — он не получит письмо.

В письма рассылки можно добавить событие календаря — тогда участники смогут внести мероприятие в свой личный календарь и точно не пропустят его.

Как добавить в письмо событие календаря